Identitätsprüfung bei Companies House: ein Praxisleitfaden

Die Identitätsprüfung ist eine der größten Änderungen im britischen Gesellschaftsrecht seit Jahren. Sie soll verhindern, dass Firmen mit falschen Identitäten gegründet oder geführt werden. Dieser Leitfaden erklärt, wer sich prüfen lassen muss, wie das geht und welche Fristen gelten.

Wer muss sich prüfen lassen?

• Directors britischer Gesellschaften (und vergleichbare Rollen, etwa Mitglieder einer LLP).
• Personen mit maßgeblichem Einfluss (PSCs), also die natürlichen Personen, denen die Firma gehört oder die sie kontrollieren.
• Personen, die Unterlagen für eine Firma einreichen. Companies House führt die Prüfung auch für sie ein, sofern sie nicht über einen ACSP einreichen.

Nach Angaben von Companies House gibt es derzeit keine Identitätsprüfung für PSCs, die selbst Gesellschaften oder andere juristische Personen sind (relevant legal entities).

So bestätigen Sie Ihre Identität

Es gibt zwei Wege:

1. Direkt bei Companies House über den Dienst „Verify your identity for Companies House“ mit GOV.UK One Login. In der Regel brauchen Sie einen Lichtbildausweis, etwa einen Reisepass oder einen Führerschein mit Foto, und müssen eventuell ein Selfie oder Video aufnehmen.
2. Über einen Authorised Corporate Service Provider (ACSP). Das ist ein bei Companies House registrierter Dienstleister, etwa ein Gründungsdienstleister oder Steuerberater, der der Geldwäscheaufsicht unterliegt. Der ACSP prüft Ihre Identität und bestätigt sie gegenüber Companies House. Das ist oft einfacher, wenn Sie im Ausland leben – zum Beispiel in Deutschland – oder Ihr Ausweis mit dem Online-Dienst nicht funktioniert. Form My Company ist bei Companies House als ACSP registriert und prüft Ihre Identität aus der Ferne.

Ihr persönlicher Code

Nach der Prüfung erhalten Sie einen persönlichen Companies-House-Code (personal code). Sie lassen sich nur einmal prüfen und verwenden denselben Code für jede Rolle in jeder Firma. Bewahren Sie ihn sicher auf und geben Sie ihn nur an Personen weiter, die ihn brauchen, etwa an die Firma oder Ihren Dienstleister.

Fristen für neue Firmen und Bestellungen

• Neue Firmen: Alle Directors und PSCs müssen bei der Gründung bereits geprüft sein.
• Neue Directors: müssen vor ihrer Bestellung geprüft sein.
• Neue PSCs: können ihren Code bei der Eintragung ins Register angeben oder innerhalb von 14 Tagen nach einem Aufforderungsschreiben, das Companies House kurz danach verschickt.

Fristen für bestehende Directors und PSCs

Es gilt eine 12-monatige Übergangszeit, die am 18. November 2025 begonnen hat.

• Bestehende Directors geben ihren persönlichen Code im ersten Confirmation Statement der Firma nach diesem Datum an.
• PSCs, die zugleich Directors sind, müssen den Code auch für ihre PSC-Rolle angeben, und zwar innerhalb von 14 Tagen ab dem Tag nach dem Stichtag des Confirmation Statements. Die Angabe als Director allein genügt nicht.
• PSCs, die keine Directors sind, haben ein 14-tägiges Zeitfenster, das am ersten Tag ihres Geburtsmonats beginnt.

Ihre eigenen Fristen können Sie im Register von Companies House prüfen. Wenn Sie mehr Zeit brauchen, können Sie vor Ablauf der Frist online eine Verlängerung um 14 Tage beantragen.

Prüfen Sie, ob Ihre Daten übereinstimmen

Name und Geburtsdatum im Register von Companies House müssen mit Ihren Ausweisdokumenten übereinstimmen. Achten Sie auf Umlaute und Doppelnamen. Weichen die Angaben ab, korrigieren Sie sie, bevor Sie Ihre geprüfte Identität verknüpfen.

Was passiert ohne Prüfung?

Wer die Prüfung versäumt, begeht unter Umständen eine Ordnungswidrigkeit bzw. Straftat nach britischem Recht und riskiert ein Bußgeld. Companies House hat außerdem angekündigt, dass künftig ein Hinweis neben Ihrem Namen im öffentlichen Register erscheinen kann. Verpasste Fristen können zudem Einreichungen blockieren, etwa das Confirmation Statement.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Alle Directors und PSCs Ihrer Firma auflisten.
2. Prüfen, wann Ihr nächstes Confirmation Statement fällig ist.
3. Für jede Person festlegen, ob sie GOV.UK One Login oder einen ACSP nutzt.
4. Gültige Ausweise bereitlegen.
5. Identität bestätigen und jeden persönlichen Code sicher notieren.
6. Confirmation Statement fristgerecht einreichen bzw. PSC-Codes rechtzeitig angeben.

Häufige Fehler

• Annehmen, dass die Prüfung als Director auch die PSC-Rolle abdeckt.
• Bis zu den letzten Tagen vor dem Confirmation Statement warten.
• Einen Namen im Register führen, der nicht mit dem Reisepass übereinstimmt.
• Den persönlichen Code öffentlich teilen.

So hilft Ihnen Form My Company

Form My Company ist bei Companies House als Authorised Corporate Service Provider (ACSP) registriert. Deshalb können wir die Identitätsprüfung für neue und bestehende Directors und PSCs selbst durchführen – aus der Ferne, als Teil Ihrer Bestellung – und Ihnen Ihren persönlichen Code von Companies House geben. Den Weg über GOV.UK One Login müssen Sie dann nicht selbst gehen. Das ist in jedem Gründungspaket enthalten. Für bestehende Firmen erledigen wir die Prüfung im Rahmen unseres Services Confirmation Statement, und unser Service Compliance und Due Diligence deckt weitere Prüfungen ab.

Häufige Fragen