Spółka założona. Co dalej?

Gratulacje – Twoja spółka jest już w rejestrze Companies House. Teraz trzeba ją przygotować do prawidłowego działania. Oto lista kontrolna na pierwsze tygodnie i miesiące.

1. Przechowuj dokumenty spółki w bezpiecznym miejscu

Powinieneś mieć:

• certyfikat rejestracji (certificate of incorporation)
• memorandum i umowę spółki (articles of association)
• certyfikaty udziałowe
• rejestry spółki (udziałowców, dyrektorów, PSC)
• kod uwierzytelniający spółki (company authentication code) – sześcioznakowy kod potrzebny do składania dokumentów online

Nie udostępniaj kodu uwierzytelniającego. Każdy, kto go zna, może zgłaszać zmiany w Twojej spółce.

2. Sprawdź weryfikację tożsamości

Od 18 listopada 2025 r. każdy nowy dyrektor i każda osoba sprawująca znaczącą kontrolę (PSC) musi zweryfikować tożsamość w Companies House. Każda zweryfikowana osoba otrzymuje kod osobisty (personal code). Jeśli ktoś w Twojej spółce jeszcze tego nie zrobił, zrób to teraz. Jako Companies House ACSP Form My Company może zweryfikować go zdalnie.

3. Otwórz firmowe konto bankowe

Spółka jest odrębną osobą prawną, więc jej pieniądze muszą być oddzielone od Twoich. Banki zwykle proszą o numer spółki, adres siedziby, dane dyrektorów i udziałowców oraz dokumenty tożsamości.

4. Zarejestruj spółkę do Corporation Tax

Musisz zarejestrować spółkę do Corporation Tax w HMRC w ciągu trzech miesięcy od rozpoczęcia działalności. „Działalność” (trading) obejmuje sprzedaż, zakup towaru, reklamę czy wynajem lokalu. Jeśli spółka jeszcze nie działa, poinformuj HMRC, że jest uśpiona (dormant).

5. Rozważ inne rejestracje

• PAYE – jeśli wypłacasz wynagrodzenia pracownikom lub sobie jako dyrektorowi.
• VAT – obowiązkowa, jeśli obrót podlegający VAT przekroczy 90 000 £ w okresie 12 miesięcy lub jeśli spodziewasz się tego w najbliższych 30 dniach. Poniżej progu możesz zarejestrować się dobrowolnie.
• CIS – jeśli działasz w branży budowlanej.
• Licencje i ubezpieczenia – sprawdź, czego wymaga Twoja branża.

Jeśli mieszkasz w Polsce i będziesz zarządzać spółką z Polski, porozmawiaj z polskim doradcą podatkowym o tym, gdzie spółka będzie rozliczać podatki i jak rozliczać swoje wynagrodzenie oraz dywidendy.

6. Podawaj dane spółki

Musisz podawać nazwę spółki, numer rejestrowy i adres siedziby na stronie internetowej, fakturach, formularzach zamówień i w korespondencji firmowej. Nazwa spółki powinna być też widoczna w miejscu prowadzenia działalności.

7. Zorganizuj księgowość

Od pierwszego dnia zapisuj wszystkie przychody i wydatki. Zachowuj paragony. Korzystaj z programu księgowego, który ułatwia przygotowanie sprawozdań i – jeśli jesteś zarejestrowany do VAT – składanie deklaracji VAT w ramach Making Tax Digital.

8. Poznaj swoje terminy

• Confirmation statement: co najmniej raz na 12 miesięcy. Opłata Companies House wynosi 50 £ online.
• Pierwsze sprawozdanie finansowe: 21 miesięcy od rejestracji. Potem dziewięć miesięcy od końca każdego roku obrotowego.
• Zeznanie i zapłata Corporation Tax: zależą od okresu rozliczeniowego. Dokładne daty potwierdzi księgowy.

Przekroczenie terminu w Companies House może skutkować automatycznymi karami za spóźnienie.

9. Aktualizuj dane

Informuj Companies House o zmianach, np. nowym dyrektorze, zmianie adresu siedziby czy nowych udziałach. Jednocześnie aktualizuj własne rejestry spółki.

10. Zdecyduj, jak będziesz sobie wypłacać pieniądze

Dyrektorzy zwykle wypłacają pieniądze w formie wynagrodzenia, dywidend lub obu. Każda forma ma swoje zasady i skutki podatkowe. Na naszym blogu znajdziesz osobny poradnik o wynagradzaniu dyrektorów, możesz też zapytać księgowego.

Częste błędy w pierwszym roku

• Płacenie prywatnych rachunków z konta spółki.
• Wypłacanie pieniędzy bez zaksięgowania ich jako wynagrodzenia, dywidendy lub pożyczki dyrektora.
• Przeoczenie rejestracji do Corporation Tax, bo spółka „dopiero zaczyna”.
• Zgubienie kodu uwierzytelniającego lub udostępnienie go zbyt wielu osobom.
• Zapominanie, że spółka uśpiona też musi składać sprawozdania i confirmation statement.
• Podanie w rejestrze adresu domowego, choć wolisz prywatność. Adres siedziby i adresy do doręczeń możesz zmienić w dowolnym momencie.

Jak może pomóc Form My Company

Dbamy o zgodność z przepisami po założeniu spółki. Złożymy Twój confirmation statement za 190 £, przygotujemy sprawozdanie spółki uśpionej za 250 £ albo sprawozdanie roczne za 960 £. Jeśli dyrektor lub PSC nadal musi przejść weryfikację, jako Companies House ACSP zrobimy to zdalnie. Nasz Pakiet Fully Inclusive obejmuje też rejestrację do VAT i PAYE.

Najczęstsze pytania