W skrócie: Większość brytyjskich banków i firm podlegających regulacjom akceptuje aktualny rachunek za media, wyciąg bankowy lub z karty kredytowej, rachunek council tax albo oficjalne pismo urzędowe z Twoim imieniem, nazwiskiem i obecnym adresem. Każda firma ustala własną listę, więc przed wysłaniem dokumentów zawsze sprawdź, co akceptuje.
Przy otwieraniu firmowego konta bankowego, korzystaniu z usługi adresowej lub zakładaniu spółki przez pośrednika zwykle trzeba przedstawić potwierdzenie adresu (proof of address). To część kontroli w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML), które muszą przeprowadzać brytyjskie firmy podlegające regulacjom.
Nie ma jednej oficjalnej listy, z której korzystają wszystkie instytucje. Każda firma sama decyduje, co akceptuje, na podstawie własnej oceny ryzyka. Większość list wygląda jednak bardzo podobnie.
Dokumenty zwykle akceptowane
Dokument powinien zawierać Twoje pełne imię i nazwisko oraz obecny adres zamieszkania. Typowe przykłady to:
- rachunek za media (gaz, prąd, woda, telefon stacjonarny lub internet)
- wyciąg z banku, building society lub karty kredytowej
- rachunek council tax (podatek lokalny) za bieżący rok
- pismo z HMRC, DWP lub innego urzędu państwowego
- wyciąg z kredytu hipotecznego
- umowa najmu od agencji lub właściciela
- brytyjskie prawo jazdy ze zdjęciem (niektóre firmy akceptują je jako potwierdzenie adresu, ale nie wtedy, gdy służy też jako dokument tożsamości)
- pismo od prawnika potwierdzające zakup domu
Jak świeży musi być dokument?
Większość firm wymaga dokumentu z ostatnich trzech miesięcy. Dokumenty roczne, takie jak rachunek council tax, są zwykle akceptowane za bieżący rok. Sprawdź datę przed wysłaniem. Stary rachunek to najczęstszy powód odrzucenia dokumentu.
Dokumenty często nieakceptowane
- rachunki za telefon komórkowy (niektóre firmy je akceptują, wiele nie)
- dokumenty zaadresowane do innej osoby pod tym samym adresem
- zrzuty ekranu lub przycięte zdjęcia z uciętymi danymi
- pisma zawierające tylko skrytkę pocztową
- wydruki bez nazwy lub logo wystawcy
- ten sam dokument, którego już użyto jako dokumentu tożsamości ze zdjęciem
Wersja papierowa czy elektroniczna?
Wiele osób nie dostaje już papierowych rachunków. Większość firm akceptuje obecnie wyciąg w PDF pobrany z konta online. Niektóre mogą prosić o jego poświadczenie, zwłaszcza jeśli nie mieszkasz w UK.
Jeśli mieszkasz poza UK
Dyrektorzy i udziałowcy brytyjskich spółek mogą mieszkać w dowolnym kraju. Jeśli mieszkasz za granicą, zwykle możesz przedstawić odpowiedni dokument lokalny, np. rachunek za media lub wyciąg bankowy z Twojego kraju. Jeśli nie jest po angielsku, może być potrzebne tłumaczenie. Niektóre firmy proszą też o poświadczenie dokumentów przez prawnika lub notariusza.
Jeśli mieszkasz w Polsce, typowo sprawdzą się: rachunek za prąd, gaz lub internet, wyciąg z polskiego banku albo pismo z urzędu skarbowego czy ZUS-u z Twoim adresem. Polski dowód osobisty zwykle nie wystarczy jako potwierdzenie adresu, bo nowe dowody nie zawierają adresu zamieszkania.
Potwierdzenie adresu a weryfikacja tożsamości w Companies House
Od 18 listopada 2025 r. każdy nowy dyrektor i każda osoba sprawująca znaczącą kontrolę muszą zweryfikować tożsamość w Companies House. Odbywa się to przez GOV.UK One Login lub za pośrednictwem autoryzowanego dostawcy usług (ACSP), takiego jak Form My Company. Weryfikacja tożsamości opiera się na dokumencie ze zdjęciem i potwierdzeniu, że jesteś tym, za kogo się podajesz. Firma zakładająca spółkę lub bank mogą nadal prosić o potwierdzenie adresu na potrzeby własnych kontroli AML.
Potwierdzenie adresu firmy
Czasem trzeba potwierdzić adres firmy, a nie prywatny – np. przy otwieraniu firmowego konta bankowego. Banki mogą prosić o umowę najmu, rachunek business rates, rachunek za media na spółkę albo pismo z HMRC lub Companies House wysłane do spółki. Certyfikat rejestracji spółki zawiera adres siedziby, ale wiele banków nie uzna go samego za dowód, że spółka faktycznie tam działa.
Jak uniknąć opóźnień
- Użyj dokumentu z imieniem i nazwiskiem zapisanym dokładnie tak jak w paszporcie.
- Wyślij wyraźną, kompletną kopię – z widocznymi wszystkimi czterema rogami.
- Sprawdź, czy data mieści się w ostatnich trzech miesiącach.
- Nie wysyłaj tego samego dokumentu jako potwierdzenia tożsamości i adresu.
- Zanim cokolwiek wyślesz, zapytaj, co firma akceptuje.
Jak może pomóc Form My Company
W ramach każdego pakietu założycielskiego przeprowadzamy kontrole AML, a jako Companies House ACSP zdalnie weryfikujemy tożsamość każdego dyrektora i PSC. Mieszkasz za granicą? Nasz Pakiet dla nierezydentów określa, jakich dokumentów potrzebujemy, a jeśli bank lub urząd poprosi o poświadczone kopie, możemy przygotować dokumenty notarialne.
Najczęstsze pytania
Czy rachunek za telefon komórkowy jest akceptowanym potwierdzeniem adresu?
Niektóre firmy go akceptują, ale wiele nie. Bezpieczniejszy jest rachunek za media, wyciąg bankowy lub rachunek council tax.
Jak stary może być dokument potwierdzający adres?
Większość firm wymaga dokumentu z ostatnich trzech miesięcy. Rachunki roczne, np. council tax, są zwykle akceptowane za bieżący rok.
Czy mogę użyć wyciągu z bankowości internetowej?
Zwykle tak. Większość firm akceptuje wyciąg w PDF pobrany z bankowości internetowej, jeśli zawiera Twoje imię i nazwisko, adres i dane banku.
Mieszkam za granicą. Czego mogę użyć?
Zwykle akceptowany jest lokalny rachunek za media lub wyciąg bankowy. Może być potrzebne tłumaczenie lub poświadczona kopia.
Czy polski dowód osobisty potwierdza adres?
Zwykle nie, bo obecne polskie dowody osobiste nie zawierają adresu zamieszkania. Lepiej przedstawić rachunek za media lub wyciąg z polskiego banku.