Kiedy firma w UK potrzebuje licencji? Prosty poradnik

Rejestracja spółki LTD w Companies House nadaje firmie tożsamość prawną. Nie daje jednak zgody na wykonywanie każdego rodzaju pracy. Niektóre działalności wymagają licencji, zezwolenia lub rejestracji w urzędzie lokalnym albo u regulatora jeszcze przed rozpoczęciem.

Ten poradnik w prosty sposób wyjaśnia, jak ustalić, czy Twoja firma jej potrzebuje.

Rejestracja spółki to nie licencja

Gdy Companies House rejestruje spółkę, sprawdza dane i dodaje spółkę do publicznego rejestru. Nie sprawdza, czy możesz sprzedawać alkohol, udzielać porad finansowych czy prowadzić żłobek. Te uprawnienia wydają inne instytucje.

Kolejność jest więc zwykle następująca:

1. Załóż spółkę (zobacz Zakładanie spółki).
2. Zarejestruj się w HMRC do podatków, które Cię dotyczą.
3. Złóż wnioski o licencje lub rejestracje wymagane dla Twojej działalności.
4. Rozpocznij działalność, gdy je otrzymasz.

Działalności, które często wymagają licencji lub rejestracji

Poniższa lista nie jest pełna, ale obejmuje typowe przypadki:

• Firmy spożywcze, w tym domowe wypieki, kawiarnie, lokale z jedzeniem na wynos i stoiska na targach, muszą zarejestrować się w lokalnym urzędzie (council). Food Standards Agency zaleca zrobienie tego co najmniej 28 dni przed rozpoczęciem działalności.
• Sprzedaż alkoholu zwykle wymaga licencji dla lokalu (premises licence) i licencji osobistej (personal licence) dla osoby zatwierdzającej sprzedaż.
• Usługi finansowe, takie jak pożyczki, ubezpieczenia, inwestycje czy kredyt konsumencki, zwykle podlegają nadzorowi Financial Conduct Authority (FCA).
• Taksówki i przewozy na zamówienie (private hire) wymagają licencji dla kierowcy, pojazdu i operatora, wydawanych przez lokalny urząd.
• Opieka nad dziećmi w Anglii podlega nadzorowi Ofsted. Szkocja, Walia i Irlandia Północna mają własnych regulatorów.
• Odpady – jeśli w ramach działalności przewozisz odpady lub zajmujesz się nimi, może być potrzebna rejestracja jako przewoźnik odpadów (waste carrier).
• Handel uliczny, wydarzenia i rozrywka często wymagają zgody urzędu.
• Odtwarzanie muzyki publicznie, np. w sklepie, siłowni czy salonie, zwykle wymaga licencji muzycznej.
• Usługi ochrony, skup złomu i część działalności pośrednictwa nieruchomości mają własne zasady i rejestracje.
• Prace gazowe wymagają rejestracji w Gas Safe Register.

Jeśli masz kwalifikacje zawodowe zdobyte w Polsce (np. w budownictwie, opiece zdrowotnej czy księgowości), sprawdź, czy są uznawane w UK – po Brexicie uznawanie kwalifikacji nie jest automatyczne.

Zasady różnią się w poszczególnych częściach UK

Anglia, Szkocja, Walia i Irlandia Północna nie zawsze mają te same przepisy licencyjne. Urzędy lokalne same też ustalają wiele warunków i opłat. Licencja w Glasgow nie obejmuje automatycznie sklepu w Manchesterze. Zawsze sprawdzaj zasady dla miejsca, w którym będziesz działać.

Jak sprawdzić, czego potrzebuje Twoja firma

1. Jasno opisz swoją działalność. „Sklep internetowy” to za mało. „Sprzedaż domowych ciast online i na targach” jest jasne.
2. Przeszukaj GOV.UK i stronę lokalnego urzędu. Wiele urzędów publikuje listę licencji z formularzami i opłatami.
3. Sprawdź, czy Twoja branża ma regulatora. Zwykle mają go finanse, zdrowie, opieka, edukacja, energetyka i transport.
4. Zapytaj wynajmującego i ubezpieczyciela. Umowa najmu lub polisa mogą zawierać warunki dotyczące korzystania z lokalu.
5. Zaplanuj czas. Niektóre licencje wydaje się po tygodniach lub miesiącach, a część wymaga okresu publicznego ogłoszenia.

Inne rejestracje, które nie są licencjami

Nawet gdy licencja nie jest potrzebna, możesz musieć zarejestrować się m.in. do:

• Corporation Tax – spółka musi zarejestrować się w HMRC w ciągu 3 miesięcy od rozpoczęcia działalności.
• VAT – gdy obrót podlegający VAT przekroczy próg rejestracji.
• PAYE – jeśli wypłacasz wynagrodzenia pracownikom, w wielu przypadkach także sobie jako dyrektorowi.
• Ochrony danych – wiele firm przetwarzających dane osobowe musi wnieść opłatę do Information Commissioner's Office (ICO). Sprawdź, czy jesteś zwolniony.

Częste błędy

• Rozpoczęcie działalności przed przyznaniem licencji. Może to skutkować grzywną lub odmową wydania licencji.
• Założenie, że licencja „przechodzi” razem z Tobą przy zmianie lokalu lub spółki. Wiele licencji jest przypisanych do osoby, miejsca lub firmy i nie można ich po prostu przenieść.
• Zapominanie o odnowieniu. Wiele licencji wydaje się na określony czas.
• Działalność jako sole trader, a potem założenie spółki bez zmiany posiadacza licencji.

W razie wątpliwości porozmawiaj z działem licencji w lokalnym urzędzie lub z prawnikiem znającym Twoją branżę.

Jak może pomóc Form My Company

Zakładamy Twoją spółkę, rejestrujemy ją do Corporation Tax, a w ramach Pakietu Fully Inclusive zajmujemy się też rejestracją do VAT i PAYE. Większość spółek rejestrujemy w ciągu 24 godzin. Nie wydajemy licencji, ale dbamy o to, by dane spółki były prawidłowe i gotowe do każdego wniosku. Potrzebujesz profesjonalnego adresu do dokumentów licencyjnych? Zobacz usługę adresu siedziby.

Najczęstsze pytania