W skrócie: Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023 (ECCTA) etapami reformuje Companies House, aby rejestr był bardziej wiarygodny. Najważniejsze zmiany, które już obowiązują, to zarejestrowany adres e-mail, surowsze zasady dotyczące adresu siedziby, większe uprawnienia Companies House, weryfikacja tożsamości dyrektorów i osób PSC od 18 listopada 2025 roku oraz nowe przestępstwo niezapobieżenia oszustwu (failure to prevent fraud) dla dużych organizacji.
Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023, w skrócie ECCTA, to największa od lat zmiana brytyjskiego prawa spółek. Jej celem jest powstrzymanie wykorzystywania brytyjskich spółek do oszustw i prania pieniędzy oraz zwiększenie wiarygodności informacji w rejestrze Companies House. Zmiany wprowadzane są etapami.
Zarejestrowany e-mail i odpowiedni adres
Każda spółka musi teraz mieć:
- zarejestrowany adres e-mail (registered email address), aby Companies House mógł kontaktować się ze spółką. Nie jest on widoczny w publicznym rejestrze;
- adres siedziby, który jest „odpowiednim adresem” (appropriate address): miejscem, gdzie dokumenty trafią do osoby działającej w imieniu spółki i gdzie można potwierdzić ich doręczenie. Skrytka pocztowa (PO box) jest niedozwolona. Adres musi leżeć w tej samej części UK, w której zarejestrowano spółkę.
Przy zakładaniu spółki założyciele (subscribers) muszą też potwierdzić, że spółka jest tworzona w zgodnym z prawem celu.
Większe uprawnienia Companies House
Companies House nie jest już tylko miejscem składania informacji. Może teraz:
- kwestionować informacje, które wyglądają na błędne, i żądać dowodów;
- odrzucać zgłoszenia niespójne lub podejrzane;
- usuwać z rejestru informacje nieprawdziwe lub wprowadzające w błąd;
- udostępniać informacje organom ścigania i innym instytucjom;
- nakładać kary finansowe za niektóre wykroczenia.
Oznacza to, że niestaranne zgłoszenia, np. błędny kod SIC czy nieodpowiedni adres siedziby, częściej będą kwestionowane.
Weryfikacja tożsamości
Od 18 listopada 2025 roku każdy nowy dyrektor i każda osoba sprawująca znaczącą kontrolę (PSC) musi zweryfikować tożsamość w Companies House. Można to zrobić przez GOV.UK One Login albo przez Authorised Corporate Service Provider (ACSP). Każda zweryfikowana osoba otrzymuje kod osobisty (personal code), który łączy ją z jej funkcjami w spółkach.
Dotychczasowi dyrektorzy i osoby PSC przechodzą weryfikację w 12-miesięcznym okresie przejściowym, który kończy się około 18 listopada 2026 roku. Dyrektor zwykle weryfikuje się, gdy spółka składa najbliższy confirmation statement. Form My Company jest Companies House ACSP, więc możemy przeprowadzić weryfikację za Ciebie, zdalnie, i przekazać Ci kod osobisty.
Weryfikacja dotyczy także dyrektorów i udziałowców mieszkających w Polsce. Proces jest zdalny, więc nie musisz przyjeżdżać do UK – potrzebny jest ważny dokument tożsamości.
Niezapobieżenie oszustwu
Od 1 września 2025 roku duże organizacje mogą popełnić przestępstwo, jeśli osoba z nimi związana, np. pracownik lub agent, dopuści się oszustwa mającego przynieść korzyść organizacji, a organizacja nie miała rozsądnych procedur zapobiegania oszustwom. „Duża” oznacza spełnienie co najmniej dwóch kryteriów: ponad 250 pracowników, obrót powyżej 36 mln £ i suma bilansowa powyżej 18 mln £. Objęte mogą być również spółki zależne dużych organizacji. Małe spółki nie podlegają temu bezpośrednio, ale więksi klienci mogą pytać je o stosowane procedury.
Kolejne planowane zmiany
Ustawa pozwala na wprowadzanie kolejnych zmian w czasie, m.in.:
- zmian w sprawozdaniach finansowych składanych przez małe spółki i przejścia na składanie sprawozdań wyłącznie przez oprogramowanie;
- zmian w sposobie prowadzenia rejestrów spółki i informacji o udziałowcach;
- weryfikacji tożsamości osób składających dokumenty w imieniu spółek.
Terminy tych zmian mogą się przesuwać, więc zanim oprzesz się na konkretnej dacie, sprawdź wytyczne Companies House albo zapytaj swojego agenta.
Co zrobić teraz
- Upewnij się, że spółka ma zarejestrowany adres e-mail i odpowiedni adres siedziby.
- Sprawdź, czy kod SIC i inne publiczne dane są prawidłowe.
- Upewnij się, że każdy dyrektor i każda osoba PSC zweryfikowali tożsamość albo wiedzą, kiedy muszą to zrobić.
- Korzystaj z zaufanego agenta przy składaniu dokumentów. Agenci działający w imieniu innych sami podlegają teraz weryfikacji i nadzorowi.
- Jeśli jesteś dużą organizacją, przejrzyj procedury zapobiegania oszustwom z pomocą prawnika.
Jak Form My Company może pomóc
Ułatwiamy stosowanie nowych zasad. Jako Companies House Authorised Corporate Service Provider (ACSP) weryfikujemy tożsamość dyrektorów i osób PSC zdalnie i przekazujemy każdej osobie jej kod osobisty. Usługa Compliance and Due Diligence kosztuje 150 £, Confirmation Statement – 190 £, a adres siedziby – 250 £ rocznie; to odpowiedni adres w Londynie lub Edynburgu.
Najczęstsze pytania
Czym jest ECCTA?
Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023 to brytyjska ustawa, która reformuje Companies House i zwalcza przestępczość gospodarczą. Jest wprowadzana etapami.
Od kiedy weryfikacja tożsamości jest obowiązkowa?
Od 18 listopada 2025 roku nowi dyrektorzy i osoby PSC muszą zweryfikować tożsamość. Dotychczasowi dyrektorzy i osoby PSC robią to w 12-miesięcznym okresie przejściowym.
Czy mogę używać skrytki pocztowej jako adresu siedziby?
Nie. Adres siedziby musi być odpowiednim adresem, a skrytka pocztowa (PO box) nie spełnia tego wymogu.
Czy przestępstwo niezapobieżenia oszustwu dotyczy małych spółek?
Nie bezpośrednio. Dotyczy dużych organizacji spełniających co najmniej dwa kryteria wielkości oraz ich spółek zależnych.
Czy muszę przyjechać do UK, żeby zweryfikować tożsamość?
Nie. Weryfikację można przeprowadzić zdalnie przez GOV.UK One Login albo przez ACSP, takiego jak Form My Company, także mieszkając w Polsce.