W skrócie: Większość firm zarejestrowanych do VAT składa deklarację VAT co 3 miesiące. Deklarację i płatność trzeba zwykle złożyć w ciągu jednego miesiąca kalendarzowego i 7 dni od końca okresu rozliczeniowego. Deklaracje wysyła się przez oprogramowanie zgodne z Making Tax Digital; za spóźnione złożenie przyznawane są punkty karne, a za spóźnioną zapłatę – kary i odsetki.
Kto musi składać deklaracje VAT?
Rejestracja do VAT jest obowiązkowa, jeśli obrót podlegający VAT przekroczył 90 000 £ w poprzednich 12 miesiącach lub jeśli spodziewasz się przekroczenia 90 000 £ w samych najbliższych 30 dniach. Poniżej progu można zarejestrować się dobrowolnie. Po rejestracji musisz składać deklaracje VAT (VAT returns), nawet jeśli nie masz VAT do zapłaty ani do odzyskania.
Inne zasady dotyczą firm z siedzibą poza UK, które dostarczają towary lub usługi w UK – muszą się zarejestrować niezależnie od obrotu.
Jak często składa się deklaracje
Większość firm składa deklaracje kwartalnie, za trzymiesięczne okresy VAT. HMRC informuje o okresach przy rejestracji. Niektóre firmy rozliczają się miesięcznie – na przykład jeśli zwykle odzyskują VAT i chcą szybciej otrzymywać zwroty. Firmy korzystające z Annual Accounting Scheme składają jedną deklarację rocznie i w ciągu roku wpłacają zaliczki.
Termin
Przy deklaracjach kwartalnych i miesięcznych termin złożenia online to zwykle jeden miesiąc kalendarzowy i 7 dni od końca okresu VAT. Na przykład za okres kończący się 30 czerwca deklarację i płatność trzeba złożyć do 7 sierpnia.
Ten sam termin dotyczy płatności – pieniądze muszą do tego dnia dotrzeć do HMRC. Terminy obowiązują także wtedy, gdy przypadają w weekend lub święto bankowe. Dokładne terminy sprawdzisz na swoim koncie VAT online w HMRC.
Jak złożyć deklarację: Making Tax Digital
Wszystkie firmy zarejestrowane do VAT muszą stosować Making Tax Digital (MTD) dla VAT. Oznacza to, że musisz:
- prowadzić ewidencję VAT w formie cyfrowej
- składać deklaracje VAT przez oprogramowanie zgodne z MTD
Program wysyła deklarację bezpośrednio do HMRC. Większość programów księgowych jest zgodna z MTD. Jeśli korzystasz z arkuszy kalkulacyjnych, możesz połączyć je z HMRC przez oprogramowanie pośredniczące (bridging software). Niewielka liczba firm może ubiegać się o zwolnienie, np. ze względu na wiek, niepełnosprawność lub lokalizację.
Co zawiera deklaracja VAT
Deklaracja pokazuje za dany okres:
- VAT naliczony od sprzedaży (output tax)
- VAT zapłacony przy zakupach firmowych, który możesz odliczyć (input tax)
- łączną wartość sprzedaży i zakupów bez VAT
- kwotę netto, którą jesteś winien HMRC lub którą HMRC jest winien Tobie
Zachowuj faktury i paragony potwierdzające każdą kwotę.
Jak zapłacić
HMRC możesz zapłacić:
- poleceniem zapłaty (Direct Debit) – ustaw je co najmniej 3 dni robocze przed złożeniem deklaracji. HMRC pobiera wtedy płatność kilka dni roboczych po terminie.
- przelewem przez bankowość internetową lub telefoniczną (Faster Payments, Bacs lub CHAPS)
- kartą debetową lub firmową kartą kredytową online
- w swoim banku lub building society
Uwzględnij czas na zaksięgowanie płatności. Przelew Bacs może trwać 3 dni robocze. Jako tytuł płatności podaj swój numer VAT. Jeśli płacisz z konta w Polsce, uwzględnij dodatkowy czas na przelew zagraniczny i ewentualne opłaty banku.
Kary za spóźnione deklaracje
HMRC stosuje system punktowy za spóźnione deklaracje. Każda spóźniona deklaracja to jeden punkt karny. Po osiągnięciu progu otrzymujesz karę 200 £, a za każdą kolejną spóźnioną deklarację przy osiągniętym progu – kolejne 200 £:
- Deklaracje roczne: 2 punkty
- Deklaracje kwartalne: 4 punkty
- Deklaracje miesięczne: 5 punktów
Punkty mogą zostać usunięte po okresie terminowego składania deklaracji i uzupełnieniu zaległych.
Kary za spóźnioną zapłatę
Kary za spóźnioną zapłatę są niezależne od punktów karnych. W uproszczeniu:
- Jeśli zapłacisz w ciągu pierwszych 15 dni po terminie, kary nie ma.
- Od 16. dnia naliczana jest pierwsza kara jako procent zaległego VAT.
- Od 31. dnia dochodzi druga kara oraz kara dzienna od zaległej kwoty aż do zapłaty.
HMRC nalicza też odsetki za zwłokę od pierwszego dnia po terminie. Dokładne stawki procentowe się zmieniają, więc sprawdź aktualne na GOV.UK. Jeśli nie możesz zapłacić na czas, skontaktuj się z HMRC przed terminem – możesz uzgodnić rozłożenie płatności (Time to Pay) i uniknąć części kar.
Praktyczne wskazówki
- Wpisz terminy VAT do kalendarza zaraz po rejestracji.
- Odkładaj pobrany VAT na osobnym koncie bankowym.
- Uzgadniaj księgi co miesiąc, a nie tylko na koniec kwartału.
- Korzystaj z Direct Debit, aby nie przegapić płatności.
- Składaj deklarację nawet wtedy, gdy nic nie musisz płacić.
Jak może pomóc Form My Company
Panuj nad VAT bez stresu. Zarejestrujemy Twoją spółkę do VAT – jest to częścią Pakietu Fully Inclusive – a usługa księgowości, VAT i płac obejmuje przygotowanie i złożenie deklaracji VAT przez oprogramowanie zgodne z MTD (cena na zapytanie). Przygotowujemy też sprawozdania roczne, dzięki czemu dane VAT i dane na koniec roku są spójne.
Najczęstsze pytania
Kiedy muszę złożyć deklarację VAT?
Zwykle w ciągu jednego miesiąca kalendarzowego i 7 dni od końca okresu VAT. Za kwartał kończący się 31 marca termin to 7 maja.
Jaki jest próg rejestracji do VAT?
Rejestracja jest obowiązkowa, gdy obrót podlegający VAT przekroczy 90 000 £ w kroczącym okresie 12 miesięcy lub gdy spodziewasz się przekroczenia 90 000 £ w najbliższych 30 dniach.
Czy muszę składać deklarację VAT, jeśli nie mam nic do zapłaty?
Tak. Deklarację trzeba złożyć za każdy okres, nawet jeśli nie masz VAT do zapłaty ani do odzyskania.
Jaka jest kara za spóźnioną deklarację VAT?
Każda spóźniona deklaracja to punkt karny. Po osiągnięciu progu (4 punkty przy deklaracjach kwartalnych) otrzymujesz karę 200 £ i kolejne 200 £ za każdą następną spóźnioną deklarację.
Czy muszę korzystać z Making Tax Digital dla VAT?
Tak. Wszystkie firmy zarejestrowane do VAT muszą prowadzić cyfrową ewidencję i składać deklaracje przez oprogramowanie zgodne z MTD, chyba że HMRC przyzna zwolnienie.