Kurz gesagt: Die meisten für die VAT registrierten Unternehmen reichen alle 3 Monate eine VAT-Erklärung (VAT Return) ein. Erklärung und Zahlung sind in der Regel einen Kalendermonat und 7 Tage nach Ende des VAT-Zeitraums fällig. Die Erklärung muss mit Software eingereicht werden, die Making Tax Digital unterstützt. Verspätete Erklärungen führen zu Strafpunkten, verspätete Zahlungen zu Strafen und Zinsen.
Wer VAT-Erklärungen abgeben muss
Sie müssen sich für die VAT (britische Umsatzsteuer) registrieren, wenn Ihr steuerpflichtiger Umsatz in den vorangegangenen 12 Monaten 90.000 £ überstiegen hat oder voraussichtlich allein in den nächsten 30 Tagen 90.000 £ übersteigen wird. Unterhalb der Schwelle ist eine freiwillige Registrierung möglich. Nach der Registrierung müssen Sie VAT-Erklärungen abgeben, auch wenn Sie keine VAT zahlen oder zurückfordern.
Für Unternehmen mit Sitz außerhalb Großbritanniens, die in Großbritannien Waren oder Leistungen liefern, gelten andere Regeln – sie müssen sich unabhängig vom Umsatz registrieren. Das ist besonders für Händler aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz wichtig, die etwa Ware in einem britischen Lager vorhalten.
Wie oft Sie einreichen
Die meisten Unternehmen reichen vierteljährlich ein, für jeweils dreimonatige VAT-Zeiträume. HMRC teilt Ihnen Ihre Zeiträume bei der Registrierung mit. Manche Unternehmen reichen monatlich ein – etwa wenn sie meist VAT zurückfordern und Erstattungen schneller wollen. Unternehmen im Annual Accounting Scheme reichen eine Erklärung pro Jahr ein und leisten im Jahresverlauf Vorauszahlungen.
Die Frist
Für Quartals- und Monatserklärungen endet die Online-Frist in der Regel einen Kalendermonat und 7 Tage nach Ende des VAT-Zeitraums. Beispiel: Für einen Zeitraum bis 30. Juni sind Erklärung und Zahlung bis 7. August fällig.
Dieselbe Frist gilt für die Zahlung – das Geld muss bis dahin bei HMRC eingegangen sein. Die Fristen gelten auch, wenn sie auf ein Wochenende oder einen Feiertag fallen. Ihre genauen Fristen sehen Sie in Ihrem VAT-Online-Konto bei HMRC.
Einreichung: Making Tax Digital
Alle für die VAT registrierten Unternehmen müssen Making Tax Digital (MTD) für VAT anwenden. Das heißt, Sie müssen:
- Ihre VAT-Aufzeichnungen digital führen
- Ihre VAT-Erklärungen mit MTD-kompatibler Software einreichen
Die Software übermittelt die Erklärung direkt an HMRC. Die meisten Buchhaltungsprogramme sind kompatibel. Nutzen Sie Tabellen, können Sie sie über Bridging-Software mit HMRC verbinden. Wenige Unternehmen können eine Befreiung beantragen, etwa aus Gründen von Alter, Behinderung oder Standort.
Was in der VAT-Erklärung steht
Ihre Erklärung zeigt für den Zeitraum:
- die VAT, die Sie auf Verkäufe berechnet haben (Output Tax)
- die VAT auf betriebliche Einkäufe, die Sie zurückfordern können (Input Tax, Vorsteuer)
- Ihre gesamten Verkäufe und Einkäufe ohne VAT
- den Nettobetrag, den Sie HMRC schulden oder den HMRC Ihnen schuldet
Bewahren Sie Rechnungen und Belege für jede Zahl auf.
So zahlen Sie
Sie können an HMRC zahlen per:
- Lastschrift (Direct Debit) – richten Sie sie mindestens 3 Arbeitstage vor Einreichung der Erklärung ein. HMRC bucht dann einige Arbeitstage nach der Frist ab.
- Online- oder Telefonbanking (Faster Payments, Bacs oder CHAPS)
- Debit- oder Firmenkreditkarte online
- Bei Ihrer Bank oder Bausparkasse
Planen Sie Zeit für die Gutschrift ein. Bacs-Zahlungen können 3 Arbeitstage dauern. Verwenden Sie Ihre VAT-Nummer als Verwendungszweck. Zahlen Sie von einem Konto außerhalb Großbritanniens, rechnen Sie mit längeren Laufzeiten und möglichen Bankgebühren und zahlen Sie entsprechend früher.
Strafen für verspätete Erklärungen
HMRC nutzt bei verspäteten Erklärungen ein Punktesystem. Jede verspätete Erklärung bringt einen Strafpunkt. Erreichen Sie eine Schwelle, zahlen Sie 200 £ Strafe und weitere 200 £ für jede weitere verspätete Erklärung, solange Sie an der Schwelle sind:
- Jahreserklärungen: 2 Punkte
- Quartalserklärungen: 4 Punkte
- Monatserklärungen: 5 Punkte
Punkte können gelöscht werden, wenn Sie eine Zeit lang pünktlich einreichen und alle offenen Erklärungen nachgeholt haben.
Strafen für verspätete Zahlung
Strafen für verspätete Zahlung sind von den Strafpunkten getrennt. Grob gilt:
- Zahlen Sie innerhalb der ersten 15 Tage nach Fälligkeit, fällt keine Strafe an.
- Ab Tag 16 wird eine erste Strafe als Prozentsatz der offenen VAT erhoben.
- Ab Tag 31 kommt eine zweite Strafe hinzu sowie eine tägliche Strafe auf den Restbetrag bis zur Zahlung.
Zusätzlich berechnet HMRC ab dem ersten Tag des Verzugs Verzugszinsen. Die genauen Prozentsätze ändern sich – prüfen Sie die aktuellen Sätze auf GOV.UK. Können Sie nicht pünktlich zahlen, wenden Sie sich vor der Frist an HMRC. Eventuell können Sie eine Ratenzahlung (Time to Pay) vereinbaren und einige Strafen vermeiden.
Praktische Tipps
- Tragen Sie Ihre VAT-Fristen gleich nach der Registrierung in den Kalender ein.
- Legen Sie die eingenommene VAT auf einem separaten Konto zurück.
- Gleichen Sie Ihre Bücher monatlich ab, nicht nur zum Quartalsende.
- Nutzen Sie die Lastschrift, um keine Zahlung zu verpassen.
- Reichen Sie auch ein, wenn Sie nichts schulden.
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Häufige Fragen
Wann ist meine VAT-Erklärung fällig?
In der Regel einen Kalendermonat und 7 Tage nach Ende Ihres VAT-Zeitraums. Für ein Quartal bis 31. März ist die Frist der 7. Mai.
Wie hoch ist die VAT-Registrierungsschwelle?
Sie müssen sich registrieren, wenn Ihr steuerpflichtiger Umsatz in einem rollierenden 12-Monats-Zeitraum 90.000 £ übersteigt oder voraussichtlich in den nächsten 30 Tagen übersteigen wird. Für Unternehmen ohne Sitz in Großbritannien gilt keine Schwelle.
Muss ich eine VAT-Erklärung abgeben, wenn ich nichts zahlen muss?
Ja. Sie müssen für jeden Zeitraum eine Erklärung abgeben, auch wenn Sie keine VAT zahlen oder zurückfordern.
Welche Strafe gibt es für eine verspätete VAT-Erklärung?
Jede verspätete Erklärung bringt einen Strafpunkt. Erreichen Sie die Schwelle (4 Punkte bei Quartalserklärungen), zahlen Sie 200 £ und weitere 200 £ für jede weitere verspätete Erklärung.
Muss ich Making Tax Digital für die VAT nutzen?
Ja. Alle für die VAT registrierten Unternehmen müssen digitale Aufzeichnungen führen und Erklärungen über MTD-kompatible Software einreichen, sofern HMRC keine Befreiung gewährt.