W skrócie: Nie potrzebujesz dużego budżetu, żeby profesjonalnie wyglądać w internecie. Zacznij od własnej domeny i adresu e-mail, prostej strony, bezpłatnej wizytówki firmy, dobrych nawyków bezpieczeństwa i regularnych kopii zapasowych. Narzędzia dodawaj dopiero wtedy, gdy rozwiązują realny problem.
Zacznij od podstaw, nie od gadżetów
Nowym właścicielom firm często sprzedaje się drogie oprogramowanie, zanim zdobędą pierwszego klienta. Lepiej dobrze ustawić kilka prostych rzeczy, a potem dodawać kolejne wraz z rozwojem firmy. Ten poradnik omawia kroki, które są najważniejsze dla małej firmy w UK.
1. Załóż własną domenę i adres e-mail
Adres taki jak imie@twojafirma.co.uk budzi większe zaufanie niż darmowa skrzynka. Dzięki niemu firmowa poczta zostaje w firmie, nawet gdy zmieniają się pracownicy.
- Sprawdź dostępność domeny, zanim ostatecznie wybierzesz nazwę spółki.
- Jeśli możesz, zarejestruj wersje .co.uk i .com, żeby nikt inny ich nie przejął.
- Korzystaj z firmowej usługi pocztowej z filtrem spamu i logowaniem dwuetapowym.
Jeśli wciąż wybierasz nazwę, zrób jednocześnie sprawdzenie nazwy spółki i wyszukiwanie domeny.
2. Zbuduj prostą stronę internetową
Strona nie musi być rozbudowana. Przejrzysta strona jednostronicowa sprawdzi się dobrze, jeśli odpowiada na pytania klientów:
- czym się zajmujesz i dla kogo
- gdzie działasz (region, miasto czy online)
- ile mniej więcej to kosztuje albo jak uzyskać wycenę
- jak się z Tobą skontaktować
Pamiętaj, że brytyjska spółka limited musi podawać na stronie określone dane, w tym pełną zarejestrowaną nazwę, numer rejestrowy, część UK, w której jest zarejestrowana, oraz adres siedziby. Umieść je w stopce lub na stronie kontaktowej.
Jeśli Twoi klienci są w Polsce i w UK, rozważ dwie wersje językowe strony. Nie musisz tłumaczyć wszystkiego – wystarczą najważniejsze informacje i dane kontaktowe.
3. Załóż bezpłatne wizytówki firmy
Bezpłatne wizytówki pomagają ludziom znaleźć Cię na mapach i w wynikach wyszukiwania. Załóż profil firmy w głównych wyszukiwarkach i mapach, a godziny otwarcia, numer telefonu i adres podawaj wszędzie tak samo. Jeśli pracujesz z domu i nie chcesz pokazywać adresu, większość serwisów pozwala go ukryć i wyświetlić obszar działania. Adres wirtualnego biura również daje Ci profesjonalny adres do publicznego użytku.
4. Wybierz jeden lub dwa kanały społecznościowe
Nie musisz być wszędzie. Wybierz platformy, na których już są Twoi klienci, i publikuj na nich regularnie. Firmie budowlanej mogą dobrze służyć zdjęcia „przed i po”, a firmie doradczej – serwisy dla profesjonalistów. Jakość i regularność zwykle znaczą więcej niż liczba kanałów.
5. Chroń swoje konta
Małe firmy są częstym celem oszustw i przejęć kont. Kilka nawyków robi dużą różnicę:
- Włącz weryfikację dwuetapową dla poczty, bankowości, mediów społecznościowych i strony internetowej.
- Korzystaj z menedżera haseł, żeby każde konto miało unikalne, silne hasło.
- Aktualizuj laptopy i telefony.
- Podchodź podejrzliwie do pilnych e-maili z prośbą o zapłatę faktury lub zmianę numeru konta – zadzwoń do nadawcy na numer, który już znasz.
Brytyjskie National Cyber Security Centre (NCSC) publikuje bezpłatne, przystępne wskazówki dla małych firm i prowadzi program Cyber Essentials, jeśli chcesz uzyskać uznany certyfikat.
6. Rób kopie zapasowe
Przechowuj ważne pliki w chmurze i upewnij się, że druga kopia jest w innym miejscu. Sprawdź, czy naprawdę potrafisz odtworzyć plik. Utrata faktur, umów czy danych klientów może kosztować znacznie więcej niż kopia zapasowa.
7. Korzystaj z prostych narzędzi do finansów i administracji
- Program księgowy: pomaga wystawiać faktury, śledzić wydatki i prowadzić cyfrową dokumentację, której HMRC coraz częściej oczekuje.
- Rezerwacja terminów online: klienci umawiają rozmowy bez niekończącej się wymiany e-maili.
- Podpis elektroniczny: do umów i ofert.
- Wspólny dysk: na dokumenty, z których korzystasz Ty i ewentualni pracownicy.
Wybieraj narzędzia, które ze sobą współpracują i z których naprawdę będziesz korzystać. Na początek często wystarczy darmowy plan.
8. Dbaj o dane klientów
Jeśli zbierasz imiona, adresy e-mail lub inne dane osobowe, obowiązuje Cię brytyjskie prawo o ochronie danych. Napisz krótką informację o prywatności na stronę, zbieraj tylko to, czego potrzebujesz, i przechowuj dane bezpiecznie. Wiele firm przetwarzających dane osobowe musi też wnosić opłatę na rzecz Information Commissioner's Office (ICO) – sprawdź na stronie ICO, czy dotyczy to Ciebie.
9. Przeglądaj wszystko raz na kwartał
Co trzy miesiące poświęć godzinę na sprawdzenie strony, wizytówek i profili społecznościowych. Zaktualizuj ceny, zdjęcia i godziny otwarcia. Usuń konta, z których już nie korzystasz. Drobne, regularne aktualizacje utrzymują Twoją obecność w sieci w dobrym stanie i nie zabierają całego tygodnia.
Jak Form My Company może pomóc
Zadbamy za Ciebie o solidne podstawy: założymy spółkę, sprawdzimy nazwę, której możesz używać także w internecie, i damy Ci profesjonalny adres. Nasz Privacy Package obejmuje adres siedziby, adres do doręczeń dla dyrektora, wirtualny adres handlowy i darmową domenę .co.uk na pierwszy rok, dzięki czemu Twoja strona i poczta mogą nosić nazwę spółki od pierwszego dnia.
Najczęstsze pytania
Jakie dane spółki muszą być na mojej stronie internetowej?
Brytyjska spółka limited powinna podawać pełną zarejestrowaną nazwę, numer spółki, część UK, w której jest zarejestrowana, oraz adres siedziby – zwykle w stopce lub na stronie kontaktowej.
Czy na start potrzebuję drogiej strony internetowej?
Nie. Dla wielu nowych firm wystarczy prosta, przejrzysta strona, która wyjaśnia, czym się zajmujesz, gdzie działasz i jak się z Tobą skontaktować.
Czy muszę płacić opłatę na rzecz ICO?
Wiele organizacji przetwarzających dane osobowe musi ją wnosić, ale są wyjątki. Sprawdź swoją sytuację w narzędziu samooceny na stronie ICO.
Jak nie pokazywać adresu domowego na stronie?
Korzystaj z profesjonalnego adresu firmowego, np. wirtualnego biura lub usługi adresu siedziby, a na mapach pokazuj obszar działania zamiast adresu domowego.