Kurz gesagt: Für einen professionellen Online-Auftritt brauchen Sie kein großes Budget. Beginnen Sie mit eigener Domain und E-Mail-Adresse, einer einfachen Website, einem kostenlosen Unternehmenseintrag, guten Sicherheitsgewohnheiten und regelmäßigen Backups. Ergänzen Sie Tools erst, wenn sie ein echtes Problem lösen.
Erst die Grundlagen, dann die Gadgets
Neuen Unternehmern wird oft teure Software verkauft, bevor sie den ersten Kunden haben. Besser ist es, einige einfache Dinge gut einzurichten und mehr hinzuzufügen, wenn das Unternehmen wächst. Dieser Leitfaden zeigt die wichtigsten Schritte für ein kleines britisches Unternehmen.
1. Eigene Domain und E-Mail-Adresse
Eine Adresse wie name@ihrefirma.co.uk wirkt vertrauenswürdiger als eine kostenlose Webmail-Adresse. Außerdem bleibt die geschäftliche E-Mail beim Unternehmen, wenn Mitarbeiter wechseln.
- Prüfen Sie, ob Ihre Wunschdomain frei ist, bevor Sie den Firmennamen festlegen.
- Registrieren Sie, wenn möglich, die .co.uk- und die .com-Version, damit niemand anderes sie nutzt. Wenn Sie auch Kunden im deutschsprachigen Raum ansprechen, kann zusätzlich eine .de-, .at- oder .ch-Domain sinnvoll sein.
- Nutzen Sie einen geschäftlichen E-Mail-Dienst mit Spamfilter und Zwei-Faktor-Anmeldung.
Wenn Sie noch einen Namen suchen, machen Sie die Prüfung des Firmennamens und die Domainsuche gleichzeitig.
2. Eine einfache Website
Ihre Website muss nicht groß sein. Eine klare One-Page-Seite funktioniert gut, wenn sie die Fragen beantwortet, die Kunden stellen:
- was Sie tun und für wen
- wo Sie tätig sind (Region, Stadt oder online)
- was es ungefähr kostet oder wie man ein Angebot bekommt
- wie man Sie erreicht
Denken Sie daran: Eine britische Limited muss auf ihrer Website bestimmte Angaben machen, darunter den vollständigen eingetragenen Namen, die Registernummer, den Landesteil des Vereinigten Königreichs, in dem sie eingetragen ist, und die Adresse des Geschäftssitzes. Setzen Sie diese in den Footer oder auf eine Kontaktseite. Richtet sich Ihre Website an Kunden in Deutschland oder Österreich, prüfen Sie außerdem die dortigen Impressumspflichten.
3. Kostenlose Unternehmenseinträge sichern
Kostenlose Einträge helfen, Sie auf Karten und in Suchergebnissen zu finden. Legen Sie ein Unternehmensprofil bei den wichtigsten Suchmaschinen und Kartendiensten an und halten Sie Öffnungszeiten, Telefonnummer und Adresse überall gleich. Wenn Sie von zu Hause arbeiten und Ihre Adresse nicht zeigen möchten, lassen die meisten Dienste Sie die Adresse ausblenden und stattdessen ein Einzugsgebiet angeben. Eine virtuelle Büroadresse gibt Ihnen außerdem eine professionelle Adresse für die Öffentlichkeit.
4. Ein oder zwei soziale Kanäle wählen
Sie müssen nicht überall sein. Wählen Sie die Plattformen, auf denen Ihre Kunden ohnehin unterwegs sind, und posten Sie dort regelmäßig. Ein Handwerksbetrieb punktet vielleicht mit Vorher-nachher-Fotos, eine Beratung eher in beruflichen Netzwerken. Qualität und Regelmäßigkeit zählen meist mehr als die Zahl der Kanäle.
5. Konten schützen
Kleine Unternehmen sind häufig Ziel von Betrug und Kontoübernahmen. Ein paar Gewohnheiten machen einen großen Unterschied:
- Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für E-Mail, Banking, soziale Medien und Ihre Website.
- Nutzen Sie einen Passwortmanager, damit jedes Konto ein einzigartiges, starkes Passwort hat.
- Halten Sie Laptops und Smartphones aktuell.
- Seien Sie misstrauisch bei dringenden E-Mails, die Sie auffordern, eine Rechnung zu bezahlen oder Bankdaten zu ändern – rufen Sie den Absender unter einer Nummer an, die Sie bereits kennen.
Das britische National Cyber Security Centre (NCSC) veröffentlicht kostenlose, verständliche Leitfäden für kleine Unternehmen und betreibt das Programm Cyber Essentials, falls Sie ein anerkanntes Zertifikat möchten. In Deutschland bietet das BSI ähnliche Informationen.
6. Daten sichern
Speichern Sie wichtige Dateien in einem Cloud-Dienst und sorgen Sie für eine zweite Kopie an einem anderen Ort. Testen Sie, ob Sie eine Datei tatsächlich wiederherstellen können. Der Verlust von Rechnungen, Verträgen oder Kundendaten kann weit teurer sein als das Backup.
7. Einfache Tools für Geld und Verwaltung
- Buchhaltungssoftware: hilft beim Schreiben von Rechnungen, Erfassen von Ausgaben und Führen der digitalen Aufzeichnungen, die HMRC zunehmend erwartet.
- Online-Terminbuchung: Kunden buchen Gespräche ohne endlose E-Mails.
- E-Signatur-Tools: für Verträge und Angebote.
- Ein gemeinsames Laufwerk: für Dokumente, die Sie und Ihre Mitarbeiter brauchen.
Wählen Sie Tools, die zusammenarbeiten und die Sie wirklich nutzen. Ein kostenloser Tarif reicht am Anfang oft aus.
8. Kundendaten schützen
Wenn Sie Namen, E-Mail-Adressen oder andere personenbezogene Daten erheben, gilt das britische Datenschutzrecht (UK GDPR). Schreiben Sie eine kurze Datenschutzerklärung für Ihre Website, erheben Sie nur, was Sie brauchen, und speichern Sie es sicher. Viele Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, müssen zudem eine Datenschutzgebühr an das Information Commissioner's Office (ICO) zahlen – prüfen Sie auf der ICO-Website, ob das für Sie gilt. Bieten Sie Waren oder Leistungen Menschen in der EU an, kann zusätzlich die EU-DSGVO gelten.
9. Einmal im Quartal überprüfen
Nehmen Sie sich alle drei Monate eine Stunde Zeit, um Website, Einträge und Social-Media-Profile zu prüfen. Aktualisieren Sie Preise, Fotos und Öffnungszeiten. Löschen Sie Konten, die Sie nicht mehr nutzen. Kleine, regelmäßige Updates halten Ihren Online-Auftritt aktuell, ohne Ihre Woche zu bestimmen.
So hilft Ihnen Form My Company
Wir legen die Grundlagen für Sie richtig: Wir gründen die Gesellschaft, prüfen einen Namen, den Sie auch online nutzen können, und geben Ihnen eine professionelle Adresse. Unser Privacy-Paket enthält für das erste Jahr einen eingetragenen Geschäftssitz, eine Zustellanschrift für Directors, eine virtuelle Geschäftsadresse und eine kostenlose .co.uk-Domain, damit Website und E-Mail vom ersten Tag an Ihren Firmennamen tragen.
Häufige Fragen
Welche Firmenangaben müssen auf meiner Website stehen?
Eine britische Limited sollte ihren vollständigen eingetragenen Namen, die Firmennummer, den Landesteil der Eintragung und die Adresse des Geschäftssitzes zeigen, meist im Footer oder auf einer Kontaktseite.
Brauche ich für den Start eine teure Website?
Nein. Für viele neue Unternehmen reicht eine einfache, klare Seite, die erklärt, was Sie tun, wo Sie tätig sind und wie man Sie erreicht.
Muss ich die Datenschutzgebühr an das ICO zahlen?
Viele Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten, müssen sie zahlen, es gibt aber Ausnahmen. Prüfen Sie Ihre Situation mit dem Selbsttest auf der ICO-Website.
Wie halte ich meine Privatadresse von meiner Website fern?
Nutzen Sie eine professionelle Geschäftsadresse, etwa ein virtuelles Büro oder einen Geschäftssitz-Service, und geben Sie auf Karten ein Einzugsgebiet statt Ihrer Privatadresse an.
Brauche ich ein Impressum, wenn meine Limited deutsche Kunden anspricht?
Wenn sich Ihre Website an Kunden in Deutschland richtet, gelten in der Regel die deutschen Impressumspflichten. Lassen Sie die genauen Angaben im Zweifel von einem Anwalt prüfen.